Commentary 

良好溝通可成就大事

信報財經新聞  |  B15  |   經管智慧  |   商管啟示  |  By 張惠民  |   2013-11-14

 

「溝通」可能是當今社會上最具價值的一種技能。這個技能不單只是政治人物經常使用的「語言藝術」以避開問責，更重要的是指透過溝通，人與人之間可以合作，完成一個個人做不到的任務的同時，並能達至事半功倍的效果。社會雖然不斷的進化，人卻愈需要互相依賴才能生存。成功的企業需要團隊的合作與溝通，因此，當企業檢討失敗的時候，幾乎可以肯定「溝通不足」是主要的因素之一。

溝通的關鍵是要注意相向。無論是一對一、一對多或多對多的溝通，都要有來有往。例如傳統式的上課，一個老師對多個學生授課，老師講，學生聽是一種單向的溝通，老師是教了，至於學了沒有就不得而知。美國哈佛大商學院主張的案例教學是一種以學為本的上課方式，老師不授課，只誘導學生就着商業等例，相互交換意見、分享經驗。在交換的過程裏、強迫學生發表己見的同時，了解其他不同背景同學的見解。

當然，在討論案例課堂上，個別同學仍然會選擇只聆聽不發言，這些同學怎會認為聽了所有其他同學的意見，會因此比爭相發言的同學學得更多？經驗告訴我，只有極少數的能者可以光聽就能學會。大部分的人要透過思考和融會，才能得到知識，最好還能透過演練才把知識貫通， 「聽」只給我們帶來訊息而不是知識。只可惜大學的本科學生還是選擇在課堂上光聽不問。

由於有效的溝通應該是雙向的，所以溝通的一方不能只顧發表自身的意見，要讓溝通對方了解自己的見解，必須要先嘗試評估對方的基本背景，其對溝通課題的一些原則及取態。因此，在面對面溝通時， 「聽」就成為重要的一環，從對方的回應中，不斷改善對其原則及取態的了解，有助有效地更針對性地調整自身見解的表達及理據。能夠察顏觀色的主管，就更能成為有效的溝通能手，也許就是所謂的「情商」。

溝通中勿自說自話

學生和一些職場「初哥」的通病是，在溝通中自說自話，他們一般只專注在自己想說的，還談不上是要「表達」，對溝通的對象評估不足，更不用說要去了解對方。典型的例子是，職場初哥在見工面試的時候，只顧準備一切能迎合教官或職位表面要的標準答案，更糟的是只顧談自己的理想及需要，而忽略先去了解僱主的真正需要。溝通能手在見工時的主要任務，是透過溝通幫助教官對他手上職位的要求，和你的能耐作一個配對。

在工作上或商業上，我們經常都需要有求於他人，得到他方的幫助的基本方法，是先幫助他方去幫助你。只管說明自己的需要，這個需要無論如何重要，都不足以讓他方決定幫這個忙。最起碼你要創造條件，讓他方提供幫助時不構成困難。最理想當然是能讓他方在幫忙的同時得益，能得到比你更多的利益更好。學生在課堂上不發問，卻喜歡下了課再單獨提問，是一個反面的例子。老師喜歡學生在課堂上發問，是因為可以得到對同學學習狀況的回饋，並且可以一次回答，滿足了多個同學的疑問，更可能在一問一答過程中，激起其他討論。如果每個同學都單獨提問，那麼一個學期教一百多個學生的老師，可忙不過來了。

寫好報告前程錦繡

溝通不容易，要做好單向溝通就更難。能做好一個項目的人才難求，能把項目報告寫好的人才就更是少之又少了。寫報告的時候，沒有客觀的回應亦沒有讀者的提問，能把項目的來龍去脈寫清楚。說明白是一種專業的溝通技能，誰能做得到，我可以肯定的說，你老闆要愛死你。一個有效的方法去訓練寫好報告，是找一個你心中最挑剔的人，這人可能是女友、太太、媽媽，更可能是可惡的老闆，在寫報告的時候，想像着這個挑剔的人不斷對你寫的東西指指點點，如果你能說服「他」，你便能說服所有的人。